Das Protokoll
Das Zustellprotokoll. Das ist es, wofür Sie bezahlen.
Nicht die Fahrt, sondern dieses Blatt. Hier steht, was darin steht – und was bewusst nicht.
Lieber gleich hineinsehen: Musterprotokoll als PDF öffnen
Ein echtes Protokoll, anonymisiert
Kein Nachbau: Das ist ein Zustellprotokoll aus unserem Alltag, vom Kurier unterschrieben und mit inSign signiert. Geändert haben wir nur Namen, Anschriften und die Auftragsnummer – auch auf den Fotos. Die Namen der Nachbarn sind unkenntlich gemacht.
Musterprotokoll öffnen (PDF, 3 Seiten)
- Seite 1Gegenstand der Zustellung und Empfänger. Die Erklärung des Kuriers – mit Namen und Anschrift, unter der ihn das Gericht laden kann: wann und wo er das Schreiben übernommen hat, dass er vor dem Verschließen Kenntnis vom Inhalt des Umschlags genommen hat und dass der Umschlag bis zur Zustellung in seinem Gewahrsam war. Die Zustellung mit Datum, Uhrzeit und Zustellart, die Fotos im Kleinformat – und die Unterschrift des Kuriers, elektronisch signiert mit inSign.
- Seite 2 und 3Die Fotos in voller Größe: Klingelschild, Briefkasten mit Namensschild und der Umschlag mit der Anschrift im Sichtfenster.
- Auftraggeber
- Muster GmbH, Beispielweg 3, 80807 München
- Empfänger
- Max Mustermann, Musterstraße 12, 80331 München
- Schriftstück
- Kündigung
- Übernahme
- 29.09.2026, 07:30 Uhr, beim Auftraggeber – der Kurier nimmt vor dem Verschließen Kenntnis vom Inhalt des Umschlags
- Zustellart
- Einwurf in den Briefkasten
- Zustellzeitpunkt
- 29.09.2026, 10:13 Uhr
- Fotodokumentation
- Klingelschild, Briefkasten mit Namensschild und Umschlag mit Anschrift – jedes Foto zusätzlich auf einer eigenen Seite
- Kurier
- Thomas Muster, Beispielstraße 5, 80335 München – handschriftlich unterschrieben
- Signatur
- Elektronisch signiert mit inSign
Die Fotos
Sechs Motive sind zulässig, zwei sind ausgeschlossen. Der Kurier ist schriftlich darauf verpflichtet. Ins Protokoll kommt je Motivgruppe die beste Aufnahme – jede zusätzlich auf einer eigenen Seite in voller Größe.
Umschlag mit Anschrift
Zeigt, welche Sendung an dieser Adresse ankam.
Briefkasten oder Einwurfschlitz
Mit Beschriftung, soweit vorhanden.
Haustür und Hauseingang
Ordnet die Zustellung dem Gebäude zu.
Klingelschild
Von außen, öffentlich sichtbar.
Gebäude von außen
Zur Einordnung der Örtlichkeit.
Empfangsbestätigung
Bei persönlicher Übergabe, mit Unterschrift.
Nicht zulässig: Aufnahmen erkennbarer Personen und Aufnahmen von Wohnungsinnenräumen. Rechtsgrundlage der Fotodokumentation ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an der Beweissicherung.
Zustellprotokoll oder Übergabeprotokoll?
Beide Wörter meinen dasselbe Blatt – sie beschreiben nur verschiedene Wege, auf denen das Schreiben ankommt.
Wird in den Briefkasten eingeworfen, heißt das Dokument Zustellprotokoll: Es hält Zeitpunkt, Ort, Zustellart und die Fotos fest. Wird persönlich übergeben, heißt dasselbe Dokument Übergabeprotokoll und nennt zusätzlich, an wen übergeben wurde.
Der Regelfall ist der dokumentierte Einwurf. Eine persönliche Übergabe machen wir auf ausdrücklichen Wunsch – oder wenn ein Einwurf nicht möglich ist. In beiden Fällen ist der Kurier der Zeuge, der bezeugen kann, welches Schreiben er in Augenschein genommen und zugestellt hat.
Wie lange wir es aufbewahren
Regelfall
Drei Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Zustellung (§§ 195, 199 BGB).
Steuerlich relevant
Bis zu zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres (§§ 257 HGB, 147 AO).
Sensible Betreffzeile
Bei Art.-9-Daten in der Betreffzeile höchstens drei Jahre ab Ende des Kalenderjahres.
Laufendes Verfahren
Bis zum rechtskräftigen Abschluss – damit der Nachweis nicht ausgerechnet dann gelöscht ist, wenn er gebraucht wird.
Zugriff auf archivierte Protokolle haben höchstens zwei autorisierte Personen bei uns, und nur auf gerichtliche oder behördliche Anforderung, auf Ihre schriftliche Weisung oder wenn wir selbst zur Vorlage verpflichtet sind.
Das bekommen Sie – ab 209 €.
Strecke und Termin wählen, Kontaktdaten eintragen – Ihr Angebot steht sofort auf dem Bildschirm und kommt als PDF per Mail. Bestellen, drucken oder an die Freigabe weiterleiten.
Das Angebot ist unverbindlich. Bestellt wird erst im vierten Schritt; bis sechzig Minuten danach stornieren Sie kostenfrei (Same-Day ausgenommen). Heute noch: bis 12:00 Uhr online. Kündigungswelle, Inseln, Wochenende: per Anfrage oder Telefon.