Das Protokoll
Das ist es, wofür Sie bezahlen.
Nicht die Fahrt, sondern dieses Blatt. Hier steht, was darin steht – und was bewusst nicht.
Muster eines Zustellprotokolls
Erfundene Namen und Anschriften, echter Aufbau.
- Auftraggeber
- Muster GmbH, Beispielweg 3, 80331 München
- Empfänger
- Erika Mustermann, Musterstraße 12, 90402 Nürnberg
- Schriftstück
- Kopfzeile bis Betreffzeile:
„Muster GmbH · Kündigung des Arbeitsverhältnisses" - Augenscheinnahme
- am 12.03.2026 um 08:14 Uhr durch den Boten, vor dem Verschließen des Umschlags
- Zustellart
- Einwurf in den korrekt beschrifteten Briefkasten
- Zustellzeitpunkt
- 12.03.2026, 11:37 Uhr
- Zustellort
- Musterstraße 12, 90402 Nürnberg, Hauseingang linker Aufgang
- Fotodokumentation
- 4 Aufnahmen: Umschlag mit Anschrift, Klingelschild, Briefkasten, Hauseingang
- Bote
- M. B., Botennummer 214, unterschrieben am 12.03.2026, 11:39 Uhr
- Signatur
- digital signiert, Prüfsumme im Dokument hinterlegt
Die Fotos
Sechs Motive sind zulässig, zwei sind ausgeschlossen. Der Bote ist schriftlich darauf verpflichtet.
Umschlag mit Anschrift
Zeigt, welche Sendung an dieser Adresse ankam.
Briefkasten oder Einwurfschlitz
Mit Beschriftung, soweit vorhanden.
Haustür und Hauseingang
Ordnet die Zustellung dem Gebäude zu.
Klingelschild
Von außen, öffentlich sichtbar.
Gebäude von außen
Zur Einordnung der Örtlichkeit.
Empfangsbestätigung
Bei persönlicher Übergabe, mit Unterschrift.
Nicht zulässig: Aufnahmen erkennbarer Personen und Aufnahmen von Wohnungsinnenräumen. Rechtsgrundlage der Fotodokumentation ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an der Beweissicherung.
Wie lange wir es aufbewahren
Regelfall
Drei Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Zustellung (§§ 195, 199 BGB).
Steuerlich relevant
Bis zu zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres (§§ 257 HGB, 147 AO).
Sensible Betreffzeile
Bei Art.-9-Daten in der Betreffzeile höchstens drei Jahre ab Ende des Kalenderjahres.
Laufendes Verfahren
Bis zum rechtskräftigen Abschluss – damit der Nachweis nicht ausgerechnet dann gelöscht ist, wenn er gebraucht wird.
Zugriff auf archivierte Protokolle haben höchstens zwei autorisierte Personen bei uns, und nur auf gerichtliche oder behördliche Anforderung, auf Ihre schriftliche Weisung oder wenn wir selbst zur Vorlage verpflichtet sind.
Brauchen Sie so ein Protokoll?
Dann sagen Sie uns, was zugestellt werden soll und bis wann. Wir schicken Ihnen ein Angebot – in der Regel am selben Werktag.
Wir melden uns während der Bürozeit in der Regel am selben Werktag. Ein Angebot ist unverbindlich; der Vertrag kommt erst mit unserer Auftragsbestätigung zustande (§ 1 unserer AGB).